Come diminuire i tempi di assunzione?

Nel recruitment il tempo è un fattore importante. Per ogni giorno trascorso senza un dipendente puoi causare uno scossone all’interno dell’azienda.

Quando in azienda le risorse non sono sufficienti, non soffre solo il reparto in cui manca il dipendente. Ad esempio, se manca un membro chiave nel reparto IT, non solo gli altri team devono lavorare più sodo, ma si possono verificare anche ritardi di riparazione dei computer di un addetto di vendita, con il risultato diretto di una perdita nelle vendite lucrative.

Si tratta di un esempio semplice, che tuttavia illustra l’importanza dell’ingranaggio in tutto il meccanismo dell’azienda.

Tieniti pronto
È un vecchio detto, tuttavia se non pianifichi, non riesci. Ridurre il tempo per l’assunzione vuol dire che sei pronto quando si pone l’esigenza di assumere.

L’analisi dei trend del lavoro all’interno dell’azienda e del settore è un fattore molto importante della fase di pianificazione. Quali sono i periodi chiave per le vendite, oppure quando sono necessarie più persone nei negozi per la vendita al dettaglio? Qual è il periodo del rendiconto di fine anno, e quindi quando ti servirà più aiuto nel reparto finanziario?

Anche un giorno può fare un’enorme differenza, quindi mira a costruirti un gruzzoletto di risorse fresche dal quale attingere al momento opportuno. Ad esempio, dovresti avere una descrizione della posizione di ciascun dipendente dell’azienda dalla figura junior in ufficio ai direttori di alto livello. Dovresti essere in grado (almeno teoricamente) di pubblicizzare una posizione vacante entro 24 ore.

Gli altri reparti dispongono di piani per il disaster recovery, anche il team HR dovrebbe fare altrettanto. Se quindi perdi improvvisamente i cinque membri più importanti del tuo team di vendita alla concorrenza, che fai?

I tipi di ruolo che per i quali ci si candida nella tua azienda sono sostanzialmente tre:

• Ruoli con elevato turnover – Solitamente richiedono i tempi minori di assunzione, tuttavia sono i ruoli più spesso pubblicizzati. Il vantaggio dei ruoli con elevato turnover è il testare nuove tecniche per rifinire i metodi di assunzione. È il gruppo di candidati al quale dovrebbe rivolgersi la tua campagna di recruitment costante. Sono molti gli esempi in cui le aziende mettono in atto campagne di recruitment anche quando non hanno posti vacanti.

• Ruoli con turnover medio – Sono i ruoli per i quali si aprono posizioni meno frequentemente, per parti integranti dell’azienda. Si può trattare di un responsabile di medio livello che lascia i sottoposti senza nessuno a cui riferirsi, oppure un dipendente specializzato con set di skill unico. Il modo migliore per ridurre il tempo per l’impiego per posizioni del genere è quello di costruire un pool di talenti che puoi contattare al momento giusto. Combinando tutto questo con una campagna di recruitment online altamente mirata potrai ottenere un discreto gruppo di candidati da cui attingere.

• Ruoli a scarso turnover – Per i ruoli strategici a lungo termine, per i quali si ricerca poco, è meno importante la velocità, sarà invece fondamentale trovare la persona giusta. Tuttavia, ci sono piccole cose che possono aiutarti a velocizzare il processo. Gli Head-hunter lavorano generalmente solo su commissione e dovresti essere in grado di ottenere report regolari su coloro che nel settore sono pronti a fare il passo, quindi quando i tempi lo richiederanno tu sarai a conoscenza della persona giusta.

Un processo uniforme
Trovare candidati è un processo unico, ma velocizzare il processo delle interviste e decisionale è altrettanto importante.

Prima di pianificare una campagna di recruitment, coinvolgi tutti, facendoli lavorare a una tempistica che tu possa accettare. Scopri esattamente chi coinvolgere in ciascuna fase e il tempo a loro disposizione. Ricorda loro quanto è importante il processo di acquisire il candidato giusto e che anche solo un paio d’ore dedicate all’esame dei CV può essere un grande aiuto.

Alloca il tempo per i colloqui e rispettali il più precisamente possibile. Non appena ti avvicini alla decisione finale dovrai parlarne ai tuoi superiori in azienda. Sfortunatamente sono queste le persone con meno tempo a disposizione.

Sii comprensivo con le diverse persone impegnate nel processo di recruitment, tuttavia rendi loro nota l’importanza di attuare un processo di assunzione uniforme.

I dipendenti temporanei sono spesso la salvezza delle aziende e non occorre sopravvalutare il loro valore. Piuttosto che assumere un nuovo dipendente, non giusto per l’azienda, è preferibile prolungare la permanenza di un dipendente a contratto fino a quando non si trova quello fisso giusto. Sebbene il costo del breve termine può essere più elevato, è preferibile rispetto a tutti quelli che comporterebbe un’assunzione sbagliata.

Il recruitment interno rappresenta un’altra opzione per riempire rapidamente una posizione, seppure occorre ricordare che passare un dipendente in un ruolo nuovo aprirà una falla da qualche altra parte.