Come scrivere un’e-mail per una richiesta di colloquio, anche telefonico o video
Ormai hai letto un’infinità di curriculum e hai finalmente un elenco di potenziali candidati, eppure la fase del colloquio del processo di recruitment può essere al contempo entusiasmante e vagamente scoraggiante; questa fase infatti richiede ulteriore tempo, sforzi, pianificazione e molto discernimento.
Il primo passaggio, tuttavia, è far sì che i candidati selezionati si presentino per il colloquio. Inviare un’e-mail per una richiesta di colloquio, telefonico o di persona, sembra un gioco da ragazzi, ma vi sono alcune strategie da tenere a mente per usare un tono adeguato e includere le informazioni giuste. I suggerimenti di seguito ti guideranno durante il processo.
Perché scrivere un’e-mail per la richiesta di colloquio conoscitivo?
La richiesta di un appuntamento per un colloquio conoscitivo mediante l’invio di un’e-mail consente di invitare il candidato alla fase successiva del processo, che si tratti di un colloquio telefonico, video o di persona. Dopo aver esaminato i curricula e ridotto l’elenco dei candidati, inviare inviti per una richiesta di colloquio conoscitivo tramite e-mail di invito a colloquio costituisce un pratico registro di chi hai contattato, quando hai inviato la richiesta, chi ha risposto e quanto tempo ogni candidato abbia impiegato a rispondere. Questo metodo consente di risparmiare tempo rispetto a quello di contattare uno per uno i candidati telefonicamente e permette ai destinatari di leggere e rispondere all’invito nel momento più opportuno per loro.
Prendi in considerazione l’esperienza del candidato
L’esperienza del candidato è il risultato collettivo di tutti i coinvolgimenti e le interazioni che si hanno con un candidato durante il processo di marketing e di assunzione ed ha acquisito un’importanza crescente per il processo di recruiting e per l’immagine dell’azienda. L’e-mail per una richiesta di colloquio, telefonico o non, è una delle prime interazioni che un candidato avrà con la tua azienda, e le prime impressioni contano, si sa.
L’e-mail di invito a colloqui di lavoro inviata contribuirà alla percezione che i candidati avranno della tua attività, per cui dovresti cercare di farli sentire apprezzati, accolti ed elettrizzati all’opportunità di avere un colloquio con la tua azienda. Assumi un tono gradevole ringraziandoli per la loro candidatura e magari aggiungi cos’è che ti ha colpito del loro curriculum, della lettera di presentazione o di qualsiasi altra parte della candidatura. Va bene utilizzare un modello di invito a un colloquio di lavoro predefinito per ottimizzare i tempi, ma evita e-mail impersonali che non menzionino nemmeno il loro nome o la candidatura.
Cosa includere nell’e-mail per la richiesta di colloquio
Il messaggio della tua e-mail per la convocazione a un colloquio di lavoro deve essere breve e conciso, ma assicurati di includere alcuni fattori chiave:
- Il tuo nome, la posizione e l’azienda
- La posizione per la quale stai contattando il candidato (è possibile che abbia inviato svariate candidature)
- Dove si terrà il colloquio (telefonico, videochiamata, in ufficio o fuori sede)
- Alcune opzioni per le date e gli orari del colloquio conoscitivo
- La durata approssimativa del colloquio
- Chi condurrà il colloquio (se lo sai già)
- Se il candidato deve portare con sé qualcosa, come copie del proprio curriculum, identificativi emessi dal governo o un elenco delle referenze
- Come contattarti in caso di domande
Nel processo di richiesta di appuntamento per colloquio di lavoro includere alcune opzioni per le date e gli orari del colloquio è importante e mostra un certo riguardo nei confronti del candidato in termini di tempo e programmi personali. Ancora meglio, chiedi al candidato di darti alcune opzioni in base ai suoi programmi per la prossima settimana o quella successiva.
Come comportarsi con candidati passivi?
Può darsi che tu stia richiedendo un colloquio a un candidato passivo che non ha inviato la propria candidatura per la posizione, ma che potrebbe essere la persona giusta. In tal caso, devi fare un piccolo sforzo in più per rendere il tuo messaggio più “allettante”.
In primo luogo, evita di scrivere e inviare l’e-mail all’indirizzo di lavoro, in modo da non creare problemi in quell’ambito. In secondo luogo, spiega la ragione della tua richiesta di colloquio, qual è la posizione e cos’è che ti fa pensare che il destinatario possa essere la persona giusta.
Per agevolare il processo informativo per il destinatario, includi un allegato o un link alla descrizione del lavoro, unitamente ad informazioni aggiuntive sulla tua azienda, come ad esempio di cosa ti occupi e qual è la tua cultura aziendale. Infine, spiega che sei disponibile a parlare dell’opportunità in modo più dettagliato tramite un colloquio telefonico, tramite e-mail o di persona in caso di interesse.
Invia le e-mail per richiedere un colloquio ai candidati giusti
Una comunicazione chiara ed attenta è fondamentale per l’esperienza del candidato e può contribuire a migliorare gli esiti del processo di recruiting. Che tua stia scrivendo numerose e-mail per richiedere un colloquio, chiamando i candidati o facendo seguito a potenziali nuove assunzioni con un invito a un colloquio, Monster è in grado di moltiplicare i tuoi sforzi offrendoti un accesso diretto a candidati qualificati a livello globale. Scopri in che modo puoi raggiungere i candidati giusti oggi stesso con un annuncio di lavoro.