Come gestire l’allontanamento di un dipendente?

I dipendenti si spostano in altri pascoli per moltissime ragioni differenti, tra cui la promozione, un nuovo lavoro, la pensione, l’esubero, il licenziamento.

Qualunque sia la ragione dell’allontanamento, una buona preparazione significherà una transizione senza scossoni e un periodo uniforme di preparazione per la sostituzione.

Se stai per licenziare qualcuno a breve, non è sempre possibile portare a termine la fase preparatoria. Tuttavia dovrai cercare di completare il maggior numero possibile delle azioni seguenti, nel più breve tempo.

• Comprendere in maniera precisa le mansioni del dipendente. Oltre a quanto stabilito dalla descrizione del lavoro, chiedi al dipendente di elencare le attività che svolge, nonché le persone e le procedure coinvolte.

• Conoscere i dipendenti con cui interagisce. Da chi si reca il dipendente per interagire a livello personale e professionale? Conoscendo ciò aiuterai il nuovo dipendente a identificare la persona da cui recarsi e lo scopo.

• Creare un piano per gestire il suo carico di lavoro. Avvia questo processo il prima possibile, in modo che i colleghi siano pronti prima del suo allontanamento.

• Ricordare la riservatezza. Quando un dipendente va via, sa molto di te, dei tuoi concorrenti, dell’elenco dei tuoi clienti e delle tue misure di sicurezza. Se hanno accesso alle tue informazioni riservate, ricorda loro l’obbligo di non utilizzarle o rivelarle. Se hanno firmato un accordo di riservatezza, analizzalo nuovamente con loro per accertarsi che sia chiaro.

• Comunicare con lo staff interessato. L’allontanamento di un collega può essere traumatico per i colleghi, quindi indici una riunione per rassicurarli. Descrivi i passi da compiere per portare a termine i progetti e per acquisire le conoscenze specializzate. Se inoltre l’allontanamento risulta in un’opportunità di promozione,metti in risalto l’opportunità positiva.

• Pianificare un colloquio di uscita. Sono molte le visioni privilegiate che la tua azienda può acquisire conducendo un colloquio di uscita strutturato con il dipendente, anche con coloro che sei contento che vada via.

• Il giorno dell’allontanamento, recupera i laptop aziendali, i palmari, i telefoni cellulari, le chiavette USB e gli altri dispositivi di memorizzazione. Accertati di recuperare tutta la documentazione, tra cui le rubriche aziendali e le chiavi aziendali, i passi e i tesserini identificativi. Informa la sicurezza e modifica i codici di accesso ove necessario.

• Un piccolo brindisi è un modo tradizionale per salutare un dipendente. Ci sono poche parole in ufficio o un discorso a una festa, a seconda della durata del servizio e della popolarità del dipendente.

• Elimina il nome dalla documentazione aziendale, ad esempio le intestazioni, i siti Web e le brochure aziendali, nonché dagli organigrammi e dalle rubriche telefoniche interne.

• Attua precauzioni di sicurezza. Disattiva tutte le password di rete e delle stazioni di lavoro, gli account di posta elettronica e gli account per accesso remoto.

Ricorda, quanto più costruttivo sarà il tuo modo di vedere e gestire questo processo di modifica, tanto più positiva e meno traumatica sarà la transizione, per tutti.

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