Valutare le skill dell’assistente amministrativo durante il colloquio di lavoro

In molte aziende, l’assistente amministrativo è un po’ un tuttofare.

È esperto di software per ufficio e nella ricerca online; monitora e organizza i tuoi progetti, gestisce il tuo calendario e ti rappresenta diplomaticamente a tutti i livelli della gerarchia aziendale.

E forse, cosa più importante, gli piaci abbastanza da lavorare con te a stretto contatto tutto il giorno.

Sapere come condurre un colloquio con i candidati al ruolo di assistente amministrativo aumenterà la tua capacità di trovare l’assistente perfetto per te e per la tua organizzazione. Prova ad attuare questi suggerimenti per il colloquio per imparare a condurre un colloquio con assistenti amministrativi in cerca di lavoro per quanto concerne sia le competenze tecniche sia quelle interpersonali. Inizia col conoscere te stesso e le esigenze della posizione; quindi fai domande incentrate sulle competenze tecniche (hard skills) e trasversali (soft skills) necessarie per svolgere il lavoro.

Suggerimenti per il colloquio sulle competenze tecniche (hard skills)

Per creare un elenco di domande per il colloquio per un assistente amministrativo, chiedi al tuo attuale assistente di annotare tutte le attività che svolge per una settimana circa.

L’elenco deve menzionare non solo il software che questi utilizza, ma come lo utilizza. Serviti di queste note per creare un elenco delle competenze di software, ricerca e gestione dei progetti che stai cercando.

Successivamente, scrivi domande per il colloquio per ciascuna di queste competenze tecniche (hard skills), afferma Beth Herman, direttore regionale dell’area metropolitana di Manpower ad Atlanta.

Le domande efficaci per il colloquio per un assistente amministrativo approfondiscono dove e come il candidato ha applicato tali competenze tecniche (hard skills), aggiunge Robert Hosking, direttore esecutivo di OfficeTeam, azienda per l’assunzione di personale interinale di Menlo Park, California. Ad esempio:

• • Sul Suo curriculum è presente Microsoft Excel, qual è la versione più recente che ha utilizzato?
  • Ha utilizzato sistemi Mac o PC?
  • Mi faccia degli esempi delle attività che ha svolto con Excel. Ha avviato un foglio di calcolo da zero e creato formule o inserito dati in un foglio di calcolo esistente? Con quale frequenza ha esportato Excel in grafici PowerPoint?

Durante il colloquio per la scelta dell’assistente amministrativo che gestirà i tuoi viaggi, poni le seguenti domande:

• Qual è la Sua competenza nel coordinamento dei viaggi?
• Ha coordinato viaggi nazionali? Viaggi internazionali?
• Quali problemi relativi ai visti di viaggio ha riscontrato e come li ha risolti?
• È stato/a responsabile dell’elaborazione delle note spese? Come sono state completate?

Le domande per il colloquio sulle competenze tecniche (hard skills) devono includere anche una domanda generale. Dai un’occhiata ai suggerimenti di seguito:

• Ritiene che la Sua esperienza come assistente amministrativo sia andata oltre l’ambito della pura amministrazione? Come?

Tale domanda farà emergere informazioni su altre competenze lavorative del candidato, come la gestione dell’ufficio, la costruzione di un team di lavoro, la contabilità e lo screening telefonico.

Conduzione del colloquio: competenze trasversali (soft skills)

Le risposte alle domande tecniche ti diranno se il candidato è in grado di svolgere il lavoro.

Per scoprire come i candidati eseguiranno tali attività, attua questi suggerimenti per il colloquio sulle competenze trasversali (soft skills) di Lynn Taylor, autrice di Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

Esordisci con una domanda scherzosa:

• In che modo i Suoi ex capi descriverebbero la Sua capacità di gestirli?

Ricerca in particolare una risposta che evidenzi le capacità relative al valore aggiunto del candidato, come un atteggiamento positivo, abilità organizzative, gestione del tempo e creazione di un’impressione positiva per il manager, afferma Taylor.

Le domande specifiche sulle competenze trasversali (soft skills) devono essere su misura per il candidato tanto quanto quelle sulle competenze tecniche (hard skills), sostiene Pamela Skillings, coach per la conduzione dei colloqui di lavoro e autrice di Escape from Corporate America: A Practical Guide to Creating the Career of Your Dreams.

Se il tuo assistente amministrativo lavorerà per più persone, concentrati sulla gestione del tempo:

• Come gestisce lo stress e le scadenze?
• Mi racconti un episodio in cui ha dovuto dare delle priorità nell’ambito di un carico di lavoro pesante; come l’ha affrontato?
• Quando ha dovuto comunicare con un cliente o un senior manager per conto del Suo capo?
• Chi è stato il cliente più impegnativo (interno o esterno) e come ha soddisfatto questa persona?

Se il nuovo dipendente si occuperà della gestione di progetti, assicurati di fare domande per il colloquio per il ruolo di assistente amministrativo come queste:

• Descriva un progetto organizzativo complesso che ha gestito di recente (questa domanda ti dice cosa il candidato pensa sia “complesso”).
• Come ha utilizzato la gestione del calendario nelle posizioni passate? Quanti calendari ha gestito?
• Qual è il progetto più interessante al quale ha lavorato?

Le tue domande finali possono esaminare il rapporto del candidato con i capi precedenti. Usa uno dei suggerimenti di seguito per sapere quanto più possibile:

• Descriva il rapporto con il Suo manager attuale o più recente (questa domanda rivelerà la personalità del candidato e la sua capacità di lavorare con persone diverse).
• Che cosa L’avrebbe fatta rimanere nel Suo ultimo posto di lavoro? (questa domanda ti dice cosa rende scontento il candidato)
• Quali qualità considera più importanti in un professionista amministrativo?
• Come preferisce comunicare? (se odi inviare messaggi di testo, non assumere un assistente amministrativo che comunica mediante messaggi).

Termina il colloquio ponendo domande sulla cultura aziendale:

• Mi descriva l’ambiente di lavoro che sta cercando.
• In quale tipo di ambiente di lavoro prospera?
• Qual era la cultura aziendale nel Suo ultimo posto di lavoro?

Il candidato ideale vorrà lavorare in un ufficio simile al tuo.

Una persona che preferisce lavorare in un team morirà di noia in un piccolo studio legale con tre avvocati che sono fuori per gran parte della giornata.

Una persona che ama lavorare in un ufficio tranquillo con la porta chiusa soffrirà in un ambiente “open office” con interruzioni costanti.

Usa oggi stesso le tue domande per il colloquio per la posizione di assistente amministrativo

I migliori assistenti amministrativi sono analitici, efficienti e un po’ preveggenti. Non solo sanno cosa vuoi sia fatto, ma sanno anche come vuoi che sia fatto. Ma come puoi trovare qualcuno che sarà la persona giusta per te? È qui che Monster può aiutarti dandoti ottimi suggerimenti per l’odierno mercato del lavoro, perché trovare le persone giuste per il lavoro è ciò che facciamo meglio. Perché aspettare? Posta il tuo prossimo annuncio di lavoro con noi e inizia a coinvolgere i candidati che possono aiutare a far procedere al meglio la tua azienda.