Sette consigli per migliorare la produttività aziendale

Per gli impallinati della produttività aziendale sarà uno shock. Perciò, se siete quel genere di persone, tenetevi forte. Secondo un sondaggio realizzato da At Task e Harris Interactive*, condotto su un campione di duemila dipendenti in tutto il mondo, solo il 45% del tempo trascorso in ufficio è impiegato in modo produttivo. Ovvero viene destinato al reale svolgimento delle attività previste.

Se ne deduce che più della metà delle ore trascorse al lavoro sarebbe da considerare improduttiva. Ma è davvero così? In realtà, non proprio. Nel senso che non è giusto parlare di improduttività.

Individuare i fattori “nemici” della produttività
Per capire quindi come migliorare la produttività aziendale è necessario anzitutto comprendere come viene investito quel 55% di tempo indefinito. Un suggerimento ci arriva direttamente dall’indagine.

Secondo quanto riferisce il sondaggio, sono soprattutto quattro i fattori che nuocciono alla produttività aziendale:

Email: tempo perso per rispondere a tante, troppe, spesso inutili e dannose email
Riunioni: ore e ore impiegate per partecipare a lunghi e spesso mal organizzati meeting
Interruzioni off-topic: continue pause per rispondere a richieste non prioritarie
Burocrazia: quella delle pratiche amministrative pure importanti, ma che rubano tempo prezioso alle scadenze urgenti

La mancanza di processi e dinamiche ben definite, la tendenza a privilegiare una comunicazione via mail o tramite riunioni e l’incapacità di stabilire delle priorità sarebbero le principali cause della cattiva gestione del tempo da parte dei lavoratori.

Sette consigli per migliorare la produttività aziendale
Esistono comunque diversi accorgimenti e correttivi che le divisioni HR possono facilmente adottare per ridurre lo sperpero di tempo prezioso e riequilibrare le percentuali emerse dall’indagine.

Ne abbiamo messi in fila sette, ma inserirne già un paio nell’attuale organizzazione del tempo in azienda potrebbe migliorare, e di molto, la situazione.

Comunicazioni più “easy” – Al posto di mail asettiche, alzare la cornetta e confrontarsi a voce può velocizzare lo scambio di informazioni, oltre che migliorare i rapporti tra colleghi. Meglio ancora se il confronto avviene vis à vis, magari in una circostanza informale come una pausa pranzo.
Migliorare la gestione delle riunioni – Provare a ridurne la quantità, intanto. Ma anche la durata e il numero di partecipanti, poiché spesso intervengono colleghi che non sono direttamente coinvolti nel topic del meeting. In quest’ottica, scegliere un “moderatore” preparato sul tema della riunione, in grado di dettare tempi, modi e obiettivi dell’incontro contribuisce senz’altro a migliorare la qualità del lavoro.
Ridurre lo “spam” di email – Uno studio condotto da Microsoft in collaborazione con l’Università dell’Illinois ha dimostrato che ci vogliono almeno 15 minuti per riprendere come si deve il lavoro dopo un’interruzione dovuta alla ricezione di un’e-mail. Se si devono inviare delle comunicazioni importanti, è meglio mandare un’unica e-mail lunga piuttosto che suddividere le informazioni in più messaggi.
Innovazione – Negli strumenti e nei processi, sfruttare i benefici della rivoluzione tecnologica in atto, capace di semplificare la nostra vita anche sul posto di lavoro. In due concetti: semplificare i processi e migliorare la comunicazione.
Attenzione al multitasking – Nonostante sia una delle soft skill maggiormente richieste a un dipendente, il multitasking può complicare la vita del collaboratore e allungare i tempi di ogni singola attività. Quindi: sì alla capacità di tenere sotto controllo più attività, ma senza esagerare.
Migliorare le procedure – Pochi processi, purché ben inquadrati in uno schema condiviso, consentono ai collaboratori di far fronte alle rispettive attività in maniera più rapida, efficace e trasparente.
Smart Working – La flessibilità offerta ai collaboratori ha dimostrato col tempo di essere un ottimo alleato della produttività aziendale. Contrariamente a quanto si credeva fino a pochi anni fa.

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*fonte: www.entrepreneur.com