Software per il recruiting: ATS la guida completa

I sistemi di tracciamento candidati (ATS) supportano i team delle Risorse Umane ottimizzando il processo di selezione dalla A alla Z, automatizzandolo e rendendolo più efficiente. Un approfondimento su questa soluzione digitale per le Risorse Umane che potrebbe rivoluzionare il vostro modo di assumere.
Automatizzando il processo di selezione con un Applicant Tracking System (ATS), le aziende possono risparmiare tempo e denaro, assicurandosi al contempo di attrarre i migliori candidati per la propria organizzazione. Sembra troppo bello per essere vero!
1. Che cos’è un Applicant Tracking System (ATS)? Definizione
Un Applicant Tracking System (ATS) è un software di gestione delle candidature nato con la digitalizzazione dei processi di selezione. Le aziende lo utilizzano per strutturare e personalizzare il recruiting in modo efficace e scalabile. Un ATS consente di attrarre, cercare, valutare e assumere candidati in modo ottimizzato. Inoltre, uno degli obiettivi principali di questi sistemi è ridurre al minimo i bias, consci o inconsci, nel processo di selezione e assunzione.
Più di un semplice strumento di gestione delle candidature, un sistema di tracciamento candidati utilizza algoritmi e i dati inseriti dagli utenti del software per individuare i candidati più adatti alle posizioni aperte in azienda.
Un ATS può essere un software installato su un computer o accessibile online tramite un modello SaaS (Software as a Service) o open-source. Le soluzioni installabili e quelle SaaS sono generalmente più costose, ma offrono molte più funzionalità e servizi rispetto alle opzioni gratuite open-source.
Quali tipi di aziende hanno bisogno di un ATS?
Per farla semplice: tutte. Ma la vera domanda è con quale frequenza assumi nuovi talenti. Dipende quindi dalle tue esigenze. Se la tua azienda assume solo due o tre persone all’anno, potrebbe non valere la pena investire in un Applicant Tracking System (ATS).
L’ambito di applicazione, la complessità e il costo di un software di gestione delle candidature variano in base al tipo di azienda a cui è destinato. Tra le organizzazioni che possono beneficiare di un ATS troviamo:
- Startup e scale-up
- Grandi e medie imprese
- Franchising
- Enti pubblici e amministrazioni locali
- Agenzie di selezione e headhunter
La dimensione della tua azienda influenzerà la scelta del sistema di tracciamento candidati più adatto. Per le grandi imprese con centinaia di dipendenti, è essenziale un software ATS con funzionalità avanzate e un’elevata modularità.
Le piccole imprese, invece, potrebbero non aver bisogno di un livello di sofisticazione così elevato, anche se un ATS rappresenta comunque un investimento strategico. In questi casi, una soluzione più semplice ed economica può essere sufficiente. Inoltre, le funzionalità richieste possono variare in base al settore in cui operi o al tipo di ruoli per cui stai reclutando.
Tuttavia, oggi i candidati si aspettano un’esperienza di selezione positiva, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda. Un ATS ti aiuta proprio ad offrire un processo di candidatura fluido ed efficiente.
Gli ATS e i software di recruiting: due facce della stessa medaglia?
Oggi, sì. Nel linguaggio HR moderno, con l’evoluzione degli Applicant Tracking System (ATS), i termini software di recruiting e ATS sono diventati sinonimi. Il primo è un termine generico che indica qualsiasi tecnologia legata alla selezione del personale.
In passato, gli ATS erano utilizzati esclusivamente per centralizzare la gestione delle candidature, analizzare automaticamente i CV e filtrare i profili più adatti per una posizione. Tuttavia, con il tempo e l’evoluzione tecnologica, questi strumenti si sono arricchiti di molte altre funzionalità, trasformandosi in soluzioni sempre più complete per l’intero processo di selezione.
Quali sono le caratteristiche di un buon ATS?
In teoria, tutte le funzionalità di un Applicant Tracking System (ATS) potrebbero essere gestite manualmente, come hanno fatto per generazioni i responsabili delle risorse umane, senza l’ausilio di software. Tuttavia, questo approccio comporta una perdita di tempo, una mancanza di scalabilità e possibili rischi per la sicurezza dei dati.
Le funzionalità offerte dagli ATS coprono quasi l’intero processo di selezione del personale, tra cui (ma non solo):
- Ricerca dei candidati: pubblicazione automatizzata delle offerte di lavoro, integrazione dei profili nella banca dati, gestione del employer branding, ecc.
- Gestione delle candidature: centralizzazione delle informazioni, caricamento automatico dei CV nella banca dati, gestione delle fasi di selezione, creazione di un talent pool con candidati attuali e passati, ecc.
- Pre-selezione dei candidati: analisi dei CV e delle lettere di presentazione tramite keyword matching, screening automatico, invio di risposte automatiche ai candidati non idonei, programmazione degli colloqui, ecc.
- Selezione dei candidati: gestione di test online e colloqui video, registrazione dei risultati nella banca dati, ecc.
- Gestione delle offerte di lavoro: creazione e invio delle lettere di assunzione, raccolta e archiviazione dei documenti firmati, ecc.
- Onboarding dei nuovi dipendenti: assegnazione e monitoraggio dei documenti di onboarding, verifica della conformità, ecc.
- Ottimizzazione del processo di selezione: generazione di report e analisi dettagliate per ogni fase del processo di reclutamento.
- Sicurezza: protezione dei dati dei candidati in conformità con le normative GDPR.
- Accesso mobile: possibilità di gestire il processo di selezione da remoto.
Le funzionalità di un software di gestione delle candidature devono essere scelte in base alla dimensione dell’azienda, al budget e alla complessità del processo di selezione. La scelta dell’ATS giusto è cruciale, poiché diventerà il cuore della strategia di recruiting della tua azienda.
3. I vantaggi derivanti dall’utilizzo di un ATS
In origine, un sistema di tracciamento candidati (ATS) era semplicemente una piattaforma per archiviare versioni digitalizzate di CV e lettere di presentazione. Utile, sì, ma non particolarmente innovativo per i recruiter.
Oggi, i principali vantaggi di un Applicant Tracking System sono:
- Riduzione del carico di lavoro;
- Prevenzione dei colli di bottiglia nel processo di selezione;
- Visione completa e strutturata di ogni candidato;
- Miglioramento dell’esperienza candidato;
- Ottimizzazione dell’analisi dei dati e dei risultati;
- Maggiore focus sull’aspetto “umano” delle risorse umane, ecc.
Riducendo il numero di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, un ATS permette ai responsabili delle selezioni di concentrarsi su attività strategiche e di valore aggiunto. Inoltre, le soluzioni automatizzate migliorano sia le performance aziendali che l’esperienza complessiva dei candidati.
Tre idee sbagliate sui software ATS
1. Generano automaticamente un afflusso di candidature
La capacità di attrarre candidati dipende principalmente dalla tua strategia di recruiting e dal tuo employer branding. Nessun sistema di tracciamento candidati (ATS) può, da solo, portare candidati alla tua azienda. Ad oggi, questi software non sono ancora una soluzione miracolosa.
2. Risolvono tutti i problemi di sourcing
Alcuni Applicant Tracking Systems possono aiutarti ad automatizzare la ricerca di candidati e a comunicare sulle posizioni aperte. Tuttavia, se la tua pagina career, la descrizione delle posizioni aperte o il tuo processo di selezione non sono ben strutturati, i candidati potrebbero non essere incentivati a candidarsi.
3. Scelgono automaticamente il miglior candidato
Un buon software di gestione delle candidature offre ai recruiter una panoramica dettagliata di tutti i candidati, grazie all’analisi dei CV e alle numerose funzionalità descritte in precedenza. Tuttavia, la selezione finale resta nelle mani dei recruiter, che devono esaminare le candidature e decidere le fasi successive.
I candidati possono “ingannare” i software di recruiting?
Non illudiamoci: i candidati hanno sempre cercato strategie per far risaltare il loro CV. Oggi, queste strategie consistono nell’ottimizzare il CV per gli ATS, utilizzando un formato chiaro, facilmente leggibile dal software, con sezioni ben definite, elenchi puntati e parole chiave che riflettono i requisiti della posizione.
4. Guida per scegliere correttamente tra i vari ATS, passo dopo passo
Investire in un sistema di tracciamento candidati può avere un impatto significativo sul successo dei tuoi sforzi di recruiting. Quando decidi di investire in un Applicant Tracking System, è importante comprendere bene le funzionalità e i vantaggi della soluzione che scegli e determinare come questa possa essere la più adatta per il tuo team e la tua organizzazione.
Segui questi 4 passi per scegliere l’ATS che meglio si adatta alle tue esigenze:
1. Valuta le tue esigenze
Il primo passo è determinare le necessità della tua azienda per migliorare il processo di recruiting. Dedica del tempo per identificare e definire il problema che stai cercando di risolvere.
Raccogliere i feedback dell’intera azienda ti aiuterà a chiarire questi problemi e ad indirizzare la tua ricerca verso le piattaforme e le funzionalità che ti aiuteranno meglio.
2. Determina un budget
I software di gestione delle candidature (ATS) sono disponibili in una vasta gamma di prezzi. Alcuni sono offerti con una somma forfettaria, mentre altri sono soggetti a un abbonamento.
La tua decisione deve essere guidata dall’importo che sei disposto a spendere per un nuovo strumento e dal ritorno sugli investimenti (ROI) che desideri ottenere. In genere, un fornitore di Applicant Tracking System addebita in base ad un costo per attività. Paghi una tariffa definita per ogni offerta di lavoro che pubblichi e tratti durante l’anno. Dovrai anche considerare i costi relativi al servizio clienti e alla manutenzione.
La maggior parte dei fornitori di ATS offre i seguenti modelli di tariffazione:
- Tariffazione forfettaria: paghi un importo unico, indipendentemente dal numero di utenti o dal numero di offerte di lavoro.
- Tariffazione pay-per-use: addebito in base al numero di utenti nella parte amministrativa del software.
- Tariffazione per offerta di lavoro: la tua tariffa dipende dal numero di offerte di lavoro attive. Questa formula è ideale per le aziende con un volume di assunzioni ridotto.
- Tariffazione per modulo: si verifica quando il software ATS fa parte di una piattaforma più ampia e paghi per funzionalità aggiuntive, come un CRM o una piattaforma di onboarding.
3. Fai il test
Una volta che avrai selezionato le piattaforme ATS potenziali, richiedi a ciascun fornitore una demo o di attivare una prova completa. Questo ti permetterà, insieme al tuo team, di testare la piattaforma in un ambiente concreto per determinare se si integra bene nel tuo flusso di lavoro.
Segnala eventuali problemi e funzionalità superflue che potrebbero creare difficoltà a lungo termine o che potrebbero essere eliminate dalla tariffazione, e procedi con una valutazione complessiva della piattaforma. Questo ti aiuterà a perfezionare la tua lista, mantenendo solo quelle veramente adatte al tuo caso specifico.
4. Implementa il tuo ATS
Questa fase è cruciale. Imposta gli ultimi dettagli con il tuo reparto IT e il tuo team di recruiting. Collabora con il fornitore per il processo di implementazione ed integrazione, assicurandoti che il tuo team sia pronto. Prevedi anche una formazione per i nuovi utenti e assicurati che il team possa esercitarsi con il software prima di metterlo in produzione.
Infine, ecco alcune ultime raccomandazioni da considerare quando scegli un ATS:
- La piattaforma deve essere compatibile con tutti gli strumenti che utilizzi attualmente (CRM, software per la gestione stipendi, sistemi HR, ecc.);
- L’ATS deve migliorare l’intero processo di reclutamento, non solo una o due componenti;
- Il software non deve complicarti la vita;
- Deve essere facile da imparare e da utilizzare per tutto il tuo team;
- Controlla il tipo di assistenza e di supporto clienti disponibili prima di impegnarti, ecc.
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